Nos fichiers Excel ne suffisent plus : logiciel du marché ou sur mesure ?

« Je dirige une entreprise de nettoyage à Lille, avec une trentaine d'agents. Les plannings, les contrats clients et les heures à facturer sont répartis dans quatre fichiers Excel, et chaque fin de mois on passe deux jours à tout recouper. On hésite entre un logiciel de planning du marché et un outil fait pour nous. Comment choisir sans se tromper ? »

Exemple de situation

À quels signes voit-on qu'Excel ne suffit plus ?

La taille des fichiers est rarement le vrai problème : une feuille Excel peut contenir 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes¹. Ce qui coince, c'est l'organisation autour des fichiers. Voici les signes les plus courants :

• Plusieurs versions qui se contredisent : « planning_v3_final_bis.xlsx », envoyé par e-mail, modifié par deux personnes en même temps.
• Des ressaisies : la même information (un client, une heure travaillée, un prix) est tapée dans deux ou trois fichiers, puis recopiée dans le logiciel de facturation.
• Des droits d'accès impossibles à régler finement : tout le monde voit tout, y compris les salaires ou les coordonnées des clients.
• Une seule personne qui comprend les formules, et une activité qui s'arrête quand elle est en congé.
• Des erreurs découvertes trop tard : une heure non facturée, un client oublié, un planning en double.

Un seul de ces signes ne justifie pas forcément un changement d'outil. Quand trois ou quatre se cumulent, le temps perdu chaque mois dépasse en général ce que coûterait un outil adapté : faites le calcul avec vos propres heures.

Quelles sont les options entre Excel et le sur mesure ?

Le choix ne se résume pas à « Excel ou logiciel sur mesure ». Il existe quatre options, qui ne demandent ni le même budget, ni le même effort.

Dans la situation d'exemple, le planning d'agents de nettoyage est un besoin courant : il existe des logiciels conçus pour cela, et c'est par eux qu'il faut commencer la recherche.

Combien coûte chaque option sur trois ans ?

Comparer un abonnement mensuel et un développement payé une fois n'a de sens que sur la même durée. Prenez trois ans, et additionnez tout.

• Un abonnement par utilisateur se multiplie vite. À titre d'exemple, la formule Team d'Airtable est affichée à 20 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle, et la formule Business à 45 $². Pour 10 utilisateurs en formule Team, cela fait 2 400 $ par an, soit 7 200 $ sur trois ans, hors hausses de prix éventuelles. Chez Airtable, seuls les utilisateurs qui peuvent modifier au moins une base sont facturés².
• Un logiciel métier du marché suit la même logique : relevez le prix par utilisateur, les modules payants (facturation, application mobile, exports) et les frais de mise en route.
• Un logiciel sur mesure se paie surtout au départ, puis chaque année pour la maintenance et l'hébergement. Le détail des prix publiés est dans notre article sur le coût d'une application sur mesure, et celui de la maintenance dans combien coûte la maintenance d'une application.

Ajoutez dans les trois cas le temps de vos équipes : reprise des données, formation, et période où l'ancien et le nouvel outil tournent en parallèle.

Que vérifier avant de choisir un logiciel du marché ?

1. Pouvez-vous récupérer toutes vos données, à tout moment ? Demandez un export complet, dans un format lisible (CSV, Excel), et testez-le pendant l'essai. Le règlement européen sur les données encadre le changement de fournisseur de « services de traitement de données », une notion qui couvre les services hébergés en ligne : à partir du 12 janvier 2027, ces fournisseurs ne pourront plus vous facturer de frais pour le processus de changement³.
2. Peut-on régler qui voit quoi ? La CNIL recommande de limiter l'accès de chaque utilisateur aux seules données dont il a besoin, de retirer les droits au départ d'une personne et de revoir les habilitations au moins une fois par an⁴. Un bon outil permet de le faire par profil.
3. Où sont hébergées les données, et qui est sous-traitant ? Si l'outil contient des données personnelles (salariés, clients), il doit vous proposer un contrat de sous-traitance conforme au RGPD.
4. Se connecte-t-il à vos autres outils ? Facturation, comptabilité, paie : sans connexion, vous remplacez les ressaisies d'Excel par d'autres ressaisies. Notre article sur ce qu'on peut automatiser entre devis et factures détaille ce point.
5. Est-il prêt pour la facture électronique ? Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME et les micro-entreprises devront les émettre à partir du 1er septembre 2027, par une plateforme agréée⁵. Si le futur outil prépare vos factures, vérifiez qu'il sait les transmettre à la plateforme que vous avez choisie.

Quand un logiciel sur mesure se justifie-t-il ?

Le sur mesure n'est pas un premier réflexe. Il devient pertinent quand plusieurs de ces situations se cumulent :

• vous avez testé deux ou trois logiciels du marché, et chacun vous oblige à abandonner une règle qui compte pour vos clients ;
• vous payez plusieurs abonnements pour couvrir un seul processus, et les informations passent de l'un à l'autre à la main ;
• le nombre d'utilisateurs rend les abonnements plus chers, sur trois ans, qu'un outil à vous ;
• vos données ou vos calculs font votre avantage, et vous ne voulez pas dépendre des choix d'un éditeur.

Il existe aussi une voie intermédiaire : garder un logiciel du marché pour l'essentiel et relier vos outils par des automatisations, plutôt que tout redévelopper. Notre article n8n, Make, Zapier ou du code compare les solutions pour cela.

Si vous partez sur du sur mesure, deux précautions : écrire ce que l'outil doit faire, et ce qu'il ne fera pas, dans un cahier des charges court ; et prévoir par écrit que le code vous appartient une fois payé, comme l'explique notre article à qui appartient le code de votre application.

Comment passer d'Excel à un nouvel outil sans tout casser ?

1. Faire l'inventaire des fichiers : qui les remplit, qui les lit, quelles informations passent de l'un à l'autre.
2. Nettoyer les données avant de les importer : doublons, clients écrits de trois façons, colonnes inutilisées.
3. Tester sur un cas réel : un mois de planning, une équipe, avec les personnes qui utiliseront l'outil au quotidien.
4. Faire tourner l'ancien et le nouveau en parallèle sur une courte période, puis arrêter Excel pour de bon : deux sources de vérité, c'est le problème de départ.
5. Garder une copie des anciens fichiers, en lecture seule, le temps nécessaire à vos obligations comptables et sociales.

Ce qui dépend de votre cas

Cet article donne une méthode, pas une réponse toute faite. La durée de conservation des anciens fichiers, le choix de la plateforme de facturation électronique et les règles de paie se voient avec votre expert-comptable. Un contrat de logiciel ou de développement important mérite la relecture d'un avocat, en particulier sur la réversibilité des données et la propriété du code.

Et chez Prestalgo ?

Nous développons des logiciels métier sur mesure, en ligne ou installés sur vos postes, à partir de 2 999 € HT au projet, avec une proposition écrite qui fixe le périmètre, le prix et les délais avant le début du travail. La reprise de vos fichiers Excel fait partie du projet, et le code vous appartient une fois la prestation payée. Si un logiciel du marché fait l'essentiel du travail, nous vous le disons : parfois, quelques automatisations autour de lui suffisent. Le détail est sur notre page logiciel sur mesure et sur la page Tarifs.

Questions fréquentes

Alexandre Gougeon, fondateur de Prestalgo, développeur full stack depuis 2015. Prestalgo a construit les applications de Youngs Job et de Groume, une partie de celle de SAUVLife, et les fait tourner au quotidien.